L’ADAPEI 64 fait le choix de l’intégrateur Seriel et de la solution de gestion de WaveSoft pour gérer et piloter l’activité de ses 7 ESAT de façon centralisée !

73 licences réparties sur 7 ESAT, 6 modules différents, un projet d’envergure pour l’ADAPEI 64 qui a fait le choix de la solution WaveSoft via l’intégrateur Seriel pour faire évoluer son outil informatique de gestion commerciale et production.

L’Association Départementale des Parents et Amis de Personnes Handicapées Mentales (Adapei) des Pyrénées-Atlantiques fonde depuis 1962 son action autour d’un objectif majeur : accompagner les personnes en situation de handicap dans leur parcours de vie.

L’ADAPEI, une association qui doit faire face aux mêmes contraintes que les grosses PME

L’association dispose à ce jour de 41 établissements et services couvrant toutes les tranches d’âge et tous les degrés de handicap. Dans ces 41 établissements, 7 ESAT (établissement et service d’aide par le travail) ont pour objectif l’insertion sociale et professionnelle des adultes handicapés. Ces ESAT proposent une gamme d’activités adaptées dans les secteurs du monde industriel, agricole et du service. Le travail et les différents ateliers visent à l’épanouissement et à la progression professionnelle de chacun des employés.

Courant 2017, les évolutions réglementaires en matière de gestion ont incité l’équipe dirigeante, accompagnée par sa directrice informatique Mme Arandia, à réévaluer l’outil informatique de gestion commerciale et de production dans une démarche de mutualisation et d’harmonisation des processus. La contrainte était importante : trouver un outil qui allie la mission première des ESAT qui est l’autonomie et l’épanouissement des personnes accompagnées par le travail avec des contraintes de production et de service dans un environnement économique exigeant.

Un état des lieux fait ressortir que la solution installée de façon décentralisée depuis de nombreuses années, est utilisée de façon hétérogène dans les différents établissements et qu’elle ne pouvait évoluer pour répondre aux nouvelles contraintes de l’ADAPEI 64 sans une migration complète et onéreuse.

Les prérequis clarifiés, une investigation a été menée de façon participative. Des professionnels de chaque ESAT représentatifs des différents métiers (direction, production, comptabilité) ont pu assister à des démonstrations, visiter différents services informatique au sein d’entreprises ou associations et même effectuer une évaluation en réel. « Nous avions besoin d’une solution modulaire, basée sur une architecture unique qui nous permette d’avoir une vision homogène, agile, centralisée. Autre point essentiel ; la solution devait être facile à utiliser par nos professionnels mais aussi par les personnes en situation de handicap que nous accompagnons. » explique Mme Arandia.

Cette étude a abouti en juillet 2017 vers le choix du progiciel de gestion intégré (ERP), WaveSoft proposé par SERIEL, entreprise qui accompagnait déjà l’Association dans la maintenance réseau.

Un vaste chantier de rationalisation et d’optimisation des processus

Pour asseoir un choix définitif, Seriel réalise alors un POC comprenant les modules Gestion, Comptabilité, CRM, Décisionnel pour permettre à l’association d’appréhender et tester la solution. Cela a également permis d’affiner le périmètre fonctionnel attendu.

Pour le comité de pilotage, outre la qualité de la relation tissée entre les équipes de Seriel et celles de l’ADAPEI, la solution WaveSoft présentait de nombreux avantages, tels que la simplicité d’utilisation, l’ergonomie intuitive, son exhaustivité répondant ainsi à la problématique de fonctionnement des ESAT avec des impératifs de gestion, de délais, de stock, de production et de traçabilité.

« Nous souhaitions une solution unique, transversale afin de travailler en cohérence et mener des actions communes. De toutes les solutions que nous avons étudiées, WaveSoft proposée par Seriel a été la seule à répondre à tous ces critères dans le respect du budget que nous nous étions fixés.» commente Mme Arandia.

Une solution centralisée

Avec une contrainte temps extrêmement serrée, Seriel dresse alors un état des lieux, rédige un cahier des charges après consultations des différents ESAT afin de préparer l’architecture fonctionnelle du logiciel.

Muriel Hiriart-Durutty en charge du projet chez Seriel se souvient : « nous avons été confrontés à un réel challenge car chaque établissement avait ses propres processus et documents comptables et commerciaux. Si les prestations proposées par les différents ESAT étaient souvent les mêmes, aucun ne pratiquait les mêmes tarifs et il n’existait aucun référentiel commun, ni aucun partage d’information. Notre première analyse était donc tronquée et nombre de problématiques et de besoins n’avaient pu être identifiés. Notre POC nous a permis d’une part de les faire ressortir, d’autre part de définir des évolutions spécifiques, mais aussi de nous rendre compte que nous devions impérativement disposer d’une solution capable de gérer le multi-établissement. WaveSoft a été le seul éditeur à pouvoir répondre à cette contrainte. »

La solution a pu être déployée au cours du premier trimestre 2018 avec encore à ce jour des ajustements fonctionnels. Le passage à WaveSoft a été complexe en raison de l’hétérogénéité et la multiplicité des données. Ainsi, la base clients, tout ESAT confondu, comptait plus 20000 références et la base articles près de 5000 qu’il a fallu centraliser, nettoyer.

Après plusieurs mois d’utilisation, les bénéfices sont nombreux. L’Association dispose désormais d’un logiciel commun à tous les établissements (ESAT). Ce qui a permis une harmonisation des process, une synergie entre ESAT et une meilleure communication entre les établissements et les services. Un projet pilote d’utilisation de la solution par des personnes accompagnées a pu voir le jour.

« Les professionnels de l’Adapei combinées de Seriel et WaveSoft ont su relever tous les challenges et défis technologiques avec une grande réactivité. Certes, cela a impliqué que nous mettions en place de notre côté une politique de conduite du changement mais Wavesoft a su répondre au double challenge qui était d’avoir des référentiels articles, clients, tarif communs tout en offrant à chaque ESAT, et à l’intérieur de chaque atelier un espace de travail spécifique » ajoute Mr Magrou, le référent projet Adapei.

De nouveaux projets de développement sont d’ores et déjà en cours avec la mise en place de tableaux de bord pour faciliter le pilotage, le déploiement d’un module gestion de production pour les activités de menuiserie et de conserverie et la mise en place de TPV pour les activités de commerce.

« Si le changement de solution a été un réel défi pour l’ensemble des équipes et des utilisateurs, nous n’aurions pas pu mener à bien ce projet sans l’investissement des professionnels de l’Adapei, le niveau de qualité de la solution de gestion, l’accompagnement de Seriel, et la réactivité des équipes techniques de WaveSoft » conclut Mr Lacrampe, le directeur financier.

A propos de Seriel

Créée en 2000, Seriel Informatique exerce la double mission d’intégrateur et de revendeur informatique. Ses experts font bénéficier des meilleures technologies en matière de développement tant sur les applications mobiles, web, logiciels d’entreprise, qu’en matière de sécurité et de maintenance informatiques aux clients et prospects.

Basée au Pays basque, l’entreprise dispose de 3 agences à Anglet, Dax et Pau et compte plus d’une trentaine de collaborateurs qui accompagne au quotidien près de 1800 entreprises basées dans la région et réalise un chiffre d’affaires de 4.7M€.

Plus d’informations : https://www.seriel.net

Pour plus d’informations : https://www.wavesoft.fr et sur twitter : @ERP_WaveSoft